Doelen stellen en halen

Doelen stellen
Eergister- en gisteravond heb ik in twee marathon sessies Game of Thrones seizoen 8 uit gekeken. Een hele zit, maar het gaf zo ontzettend veel voldoening om dat tijdperk af te kunnen sluiten.

Niet direct een opening die je verwacht bij een artikel met het ‘doelen stellen’ in de titel zou je zeggen he?!Doelen stellen
Ik haal het aan, omdat ik merkte dat ik, toen ik begon met kijken, nergens meer zin en tijd voor had. Ik was gespannen, chagrijnig en wilde niets anders dan verder kijken.
Gek genoeg had ik mezelf de hele week de tijd gegeven om dat laatste seizoen te bekijken, dus was er weinig reden om zo gespannen te zijn. Toch werd ik er een ander mens van. En niet op een goede manier. (addicted much?)

En dat terwijl ik de laatste tijd (vind ik zelf (schouderklopje) (haakjes tussen haakjes)) goed bezig ben met doelen stellen, doelen halen en mezelf verantwoordelijk houden voor de doelen die ik stel en al dan niet haal. Juist dat ik zo’n groot verschil opmerk in m’n eigen houding ten opzichte van m’n manier van doen in de laatste maanden, inspireert me nu om een verhaaltje te tikken over hoe ik mezelf aan het werk hou en er voor zorg dat ik doelen niet uit het oog verlies.

In het kort komt het er op neer dat ik alles wat me te binnen schiet waar ik misschien, eventueel, waarschijnlijk op termijn iets mee wil, of over na wil denken op schrijf. Ik hou niets meer in m’n hoofd. Dat geeft rust.
Ik houd een dagboek bij om trends in m’n eigen doen, laten, emoties en denken te kunnen herkennen, werk doelen uit in takenlijstjes, en review de voortgang wekelijks, en per kwartaal.

Doelen

Ik stel mezelf dus doelen. Deze doelen deel ik op qua tijd. Dus ik heb lange termijn doelen. Dit zijn voor mij financiele doelen, doelen met betrekking tot mijn eigen (onze) vrijheid, en welzijn.
Klinkt nogal vaag en abstract, maar aan de hand van deze lange termijn doelen, stel ik kortere termijn doelen. Neem bijvoorbeeld een jaar. Dan wordt het ineens een stuk overzichtelijker.
Deze kortere termijn doelen zijn vrij goed concreet te maken, en ze zijn, als ze concreet genoeg zijn, te toetsen. Dat is belangrijk! SMART in management termen..
Jaar doelen deel ik soms op in kwartaal doelen, maar per kwartaal geef ik mezelf ook losse doelen die ongerelateerd zijn aan de langere termijn. Zo staat er bijvoorbeeld op mijn kwartaal twee doelen lijst het maken van een nieuwe foto voor mijn vrije fotografie werk. Staat overal los van, maar het geeft me wel een tijdsbestek waarbinnen ik dat wil afmaken.

Steeds kleinere stapjes

Mijn doelen maak ik in steeds kleiner wordende stapjes, steeds concreter. Voor het voorbeeld van de foto die ik wil maken in kwartaal twee, zag dit er ongeveer zo uit

  1. concept en thema bedenken
  2. Concept uitwerken tot concreet idee
  3. schets maken van het idee
  4. lijst met benodigdheden in de foto maken
  5. locatie(s) zoeken
  6. benodigdheden kopen, lenen, of maken
  7. locaties fotograferen
  8. flitser was stuk – dus andere flitser regelen
  9. losse onderdelen fotograferen
  10. model voor foto zoeken
  11. model benaderen
  12. afspraak voor fotoshoot plannen
  13. fotoshoot
  14. agenda momenten blokken om te photoshoppen

etc etc etc etc

Ralf Onvlee fotografie studio - Doelen stellen
Aan het werk in de studio met een nieuw foto project

zo ga ik dus van een vrij grof doel: concept bedenken, naar een concrete actie en agenda afspraak voor een specifieker doel.
Al deze kleinere stapjes, deze tussendoelen, geef ik mezelf als taak

Takenlijstjes

Een concrete stap richting een doel, is een taak. Zo benader ik dat althans.
Ik zet bewust het punt – flitser stuk – op bovenstaand lijstje, want dat is nou typisch zo’n taak op mijn lijst. Ik wil een foto maken, maar moet daarvoor eerst een andere actie ondernemen. Anders kan ik niet verder. Ik plan dit in op een dag, of voor de komende week. Op die manier moet ik het wel doen, anders kan ik m’n taak niet afvinken van m’n lijstje.
Als ik die tussenstap niet als taak opneem, blijft heel gemakkelijk het maken van de foto een hele tijd liggen. Er is immers een belemmering om er mee door te gaan.

Mijn takenlijstjes heb ik via een app op m’n telefoon en via de webbrowser beschikbaar. Ik gebruik todoist, maar er zijn veel meer opties. Elk moment waarop ik dus niets te doen heb, kan ik kijken wat er op m’n lijstje staat en een klein stapje zetten in de richting van een van m’n doelen.
todoist

Voor het overzicht heb ik mijn takenlijstjes dan nog onderverdeeld in projecten. Het lijstje met stappen hierboven zou kunnen staan onder project ‘foto kwartaal 2’  zo kan ik overzichtelijk lijstjes afwerken.

Project ooit

Een van de eerste projecten die ik aanmaakte heet ‘ooit’. Hier schrijf ik dingen op die geen enkele haast hebben, maar waar ik ooit mee bezig wil.`
Een voorbeeld: Ik wil een beetje basic Spaans leren spreken. Dat staat op mijn ‘ooit’ lijst. Af en toe kijk ik naar dat lijstje, en werk ik iets uit wat naar een taak op de ‘ooit’ lijst toe werkt.
Inmiddels heb ik Duolingo geinstalleerd, en volg ik een soort van dagelijks een lesje Spaans.
Een andere taak op mijn ‘ooit’ lijst, was voor langere tijd naar het buitenland. Dat is sindsdien een eigen project geworden, met subtaken. Oftewel, het is langzaam concreter aan het worden. Zo blijven ook mijn lange termijn doelen inzichtelijk en blijf ik mezelf er aan herinneren om stapjes in die richting te blijven zetten.

Notities maken

Ik maak naast al die takenlijstjes dus ook notities. Ik gebruik hiervoor trouwens Evernote. Deze app heeft een browser versie en een app op mn telefoon, zodat ik er altijd bij kan. Alle ideeen die niet direct een taak of to-do-dingetje zijn, schrijf ik op in m’n notities.
Ik heb bijvoorbeeld een ‘te lezen’ notitie met alle boeken, artikelen en blogs die ik nog wil lezen. Zo heb ik altijd een lijstje om te bekijken als ik weer eens een boek uit heb, of een dood moment achter een computer zit, en een blog kan lezen en een ‘te kijken’ notitie met film, serie en documentaire titels.

Verder heb ik een ‘uitzoeken’, ‘foto ideeën‘, ‘boekenlijst 2019‘ en nog veel meer. Ik heb notities over alle planten in m’n moestuin (in potten, bij gebrek aan tuin) en notities met mooie quotes, vergaderpunten op m’n werk, en ideeën voor een speech.

Mijn dagboek is ook een verzameling notities. Evernote laat je namelijk makkelijk verschillende ‘notitieblokken’ maken. Net als dat m’n taken in projecten verdeeld kunnen worden.

Review

Nou is het zaak om al die notities, taken en doelen niet uit het oog te verliezen, en mezelf er aan te herinneren en verantwoordelijk te houden voor het uitvoeren er van.
Dit doe ik door wekelijks een review te houden. Dat klinkt spannender dan het is.
Het is eigenlijk zelfs heel simpel.

Elke vrijdag ochtend vroeg (dit is voor mij een fijn moment) lees ik mijn dagboeken stukjes vande voorgaande week door. Ik lees mijn vorige week review door, en bekijk mijn kwartaal en jaar doelen (in Evernote) Ik schrijf op wat van mijn doelen van vorige week is terecht gekomen, en stel een lijst op met doelen voor komende week. 

Ralf Onvlee Doelen stellen

 Vanwege deze review is het dus handig om je doelen en taken SMART te definieren. Als je dit niet doet, is het onmogelijk om te bepalen hoe je het er vanaf gebracht hebt.

Goed, ik lees dus alles even snel door. Heb ik elke dag in mn dagboek gezet dat dit of dat klote was, weet ik dat ik hier iets aan moet doen, er is blijkbaar iets aan de hand als ik een week lang chagrijnig ben. Ik denk na over wat er volgens mij moet veranderen of gebeuren, en schrijf dit op als weekdoel voor de volgende week.

Concreet voorbeeld: Onlangs kreeg ik op m’n werk de hele dag door ontzettend veel vragen nadat we overgestapt waren op een nieuwe facturatie module. Hierdoor werd ik constant gestoord in m’n eigen werk, en schreef ik elke dag een chagrijnig stukje.

Ik herkende de trend in de weekreview en bedacht dat ik mijn collega moest vragen om de onduidelijkheden te verzamelen, en die niet stuk voor stuk, maar een keer per dag bij me na te vragen. Dat scheelde veel irritatie, Ik kon vervolgens ruim tijd inplannen om alles duidelijk uit te leggen, doordat ik precies wist hoeveel en welke problemen er waren, waardoor we allebei blijer werden.

Als ik m’n notities doorgelezen heb en realistisch opgeschreven heb wat er van mijn weekdoelen terecht gekomen is, en waarom ik ze eventueel niet gehaald heb, maak ik een lijst voor volgende week, en zet waar mogelijk doelen direct om in taken op mijn takenlijstje. Sommige dingen deel ik in op een specifieke dag in de komende week, anderen zet ik op de vrijdag, als het ergens in de komende week moet gebeuren.

Als laatste bekijk ik mijn kwartaal, jaar en lange termijn doelen en denk even na of ik in de komende week hier iets aan kan doen, en of de doelen die ik voor mezelf gesteld heb, nog bij me passen, en of ik nog op koers lig richting die doelen met mijn nieuwe week lijstje.
Een van de taken die ik regelmatig op m’n lijst zet voor de komende week is: nadenken over lange termijn doelen. Ik vind namelijk dat ik die niet genoeg heb, en zeker dat ze niet specifiek genoeg zijn. Een taak is dan: denk er over na.

Veel werk?

Als dit nou allemaal klinkt als veel werk: nee. dat valt mee.
Ik doe dit tijdens een kopje koffie, in ongeveer twintig minuten.
Ik vind dit time well spent. Na die twintig minuten heb ik namelijk m’n koffie op, een duidelijk beeld van hoe mijn week er volgende week uit gaat zien, en waar ik over na ga denken en op ga focussen.

De hele volgende week heb ik hiermee een takenlijst, waar ik op rustige momenten op kan kijken, om te zien waar ik mee bezig kan. Staat er niets meer op m’n takenlijst, kan ik volledig ontspannen omdat ik zeker weet dat er niets meer hoeft, want daar heb ik al eerder over nagedacht. Heerlijk!

Win win

Mijn conclusie is dat deze werkwijze een win win situatie is. Aan de ene kant verbeter ik mijn productiviteit, doordat ik nadenk over mijn doelen en deze omzet in concrete taken. Aan de andere kant heb ik minder stress doordat ik niets meer in mijn hoofd op sla, en als er niets meer op mijn takenlijst staat voor een dag, ik zeker weet dat er dus niets meer hoeft, en ik heerlijk kan ontspannen. Om een boek te lezen bijvoorbeeld.

 

Doelen halen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *